Hier eine Teambesprechung, da ein Daily Scrum, vorher noch schnell der Update Call und noch eine Projektbesprechung. So oder so ähnlich dürften sehr viele Tage im Leben der Mitarbeiter aussehen. Nicht selten verbringen Mitarbeiter, die ihre Tätigkeit in Büros verrichten, mehr als die Hälfte ihres Arbeitstages in Besprechungen. Oder etwas drastischer ausgedrückt: Viele Mitarbeiter verbringen ihre Arbeitszeit nicht mit der Verrichtung, sondern mit der Verwaltung ihrer Arbeit. Unter den Beschäftigten gibt dazu unterschiedliche Einstellungen. Während die einen Mitarbeiter sich ganz wohl damit fühlen und regelrecht im Besprechungs- und Updatewahnsinn verstecken, um ja keine echte Arbeit verrichte zu müssen, verstehen andere Mitarbeiter die Welt nicht mehr und würde gerne schlicht und einfach nur ihrer Arbeit nachgehen anstatt über Gott und die Welt zu philosophieren. Grund genug, sich mit diesem Wahnsinn kritisch auseinanderzusetzen.

Wenn man sich nämlich darauf fokussiert, warum die Besprechungen abgehalten werden, fällt einem schnell auf, dass es nur in den seltensten Fällen darum geht, den Kundennutzen zu generieren oder zu erhöhen, den das Unternehmen stiftet. Oder wieder etwas drastischer ausgedrückt: Es wird Zeit und damit Geld verschwendet. Sicherlich sind viele Besprechungen nötig und auch der Austausch von Informationen ist ein unverzichtbarer, nicht immer bewertbarer Vorgang in Organisationen. Wenn aber ein nennenswerter Anteil der Mitarbeiter, die keine Führungskräfte und auch nicht im Vertrieb oder Kundenservice tätig sind, mehr als drei Besprechungen täglich hat, ist dieser Zustand zu hinterfragen. Insbesondere dann, wenn der Teilnehmerkreis der Besprechungen regelmäßig 5 Personen überschreitet. Auch die Dauer von Besprechungen ist ein Anhaltspunkt dafür, ob mit der Arbeitszeit sinnvoll umgegangen wird. Während die Aufmerksamkeitsspanne der meisten Menschen im Alltag nämlich immer kürzer wird, dauern Meetings oft über eine Stunde. Wenn dann auch noch Notebooks und Smartphones in Reichweite sind, darf man durchaus deutlich daran zweifeln, dass derartige Besprechungen im Sinne eines Unternehmens sind.

Auch die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen ist in den meisten Fällen verbesserungswürdig. Wenn es im Vorfeld überhaupt eine Agenda gibt, wird diese oftmals erst wenige Stunden vorher verschickt. Die Konsequenz: Kein Mensch kann sich auf die Besprechung inhaltlich vorbereiten. Wenn jetzt auch noch die Protokollführung suboptimal erfolgt, kann man mit großer Sicherheit davon ausgehen, dass die Zusammenkunft weitgehend überflüssig war.

Stellen Sie in Ihrem Unternehmen also sicher, dass Besprechungen nur dann abgehalten werden, wenn sie wirklich nötig sind. Achten Sie darauf, den Teilnehmerkreis so gering, wie möglich zu halten. Protokollieren Sie die Ergebnisse und halten Sie dabei möglichst auch fest, wer, was bis wann zu machen hat. Das gilt natürlich nicht für kurze, rein informelle Zusammenkünfte, die jedoch eher selten sein sollten.

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