Prozessberatung ist immer mit einem gewissen zeitlichen und finanziellen Aufwand verbunden. Je kleiner das Unternehmen, desto größer die Scheu vor den entstehenden Kosten. Außerdem verträgt sich die Vorgehensweise verbreiteter Beratungsansätze nicht mit der Arbeitsweise vieler gewachsener Mittelständler. Daher scheuen insbesondere kleinere Unternehmen und Handwerksbetriebe oftmals vor der Prozessberatung zurück. Dabei ist das Potenzial definierter und optimierter Prozesse gerade bei diesen Unternehmen besonders groß. Und genau deshalb haben wir unsere 4WD-Methode entwickelt, die wir nachfolgend im Detail vorstellen möchten.
Grundsätzliches zur 4WD-Methode
Unsere 4WD-Prozessberatung basiert auf gängigen Vorgehensweisen, die in der Prozessberatung üblich sind. Allerdings haben wir diese für die speziellen Anforderungen von Organisationen mit einer Größe von 2 bis ca. 200 Mitarbeitern optimiert.
Die Ziele unserer 4WD-Methode sind:
- Werte schaffen mit optimalen Managementprozessen,
- Werte schöpfen mit optimalen Produktions- und Dienstleistungsprozessen,
- Werte sichern mit optimalen Unterstützungsprozessen,
- den Unternehmenswert steigern sowie die
- direkte Implementierung und Validierung der Prozesse.
Der Name 4WD-Methode setzt sich demnach aus dem Schaffen, Schöpfen, Sichern und Steigern von Werten sowie einer direkten Arbeitsweise zusammen. Außerdem weist 4WD nicht nur zufällig auf einen Allradantrieb hin. Wie bei einem guten Allradantrieb auch, bringen wir die nötige Traktion überall da an, wo sie benötigt wird. Auch bei einem Allradantrieb müssen nämlich nicht zu jedem Zeitpunkt alle Räder gleich stark angetrieben werden. Daher prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, ob wir Sie nur punktuell von außen anleiten oder ob wir in Ihrem Unternehmen aktiv mitarbeiten, um die gesteckten Ziele zu erreichen.
Der Allradantrieb steht sinnbildlich aber noch für sehr viel mehr. Wenn man im Gelände unterwegs ist, bleibt es nämlich oftmals nicht aus, dass man Staub aufwirbelt oder in der ein oder andere Rutschpartie wieder Traktion bekommen muss, um nicht stecken zu bleiben. Auch in der Prozessberatung wird manchmal Staub aufgewirbelt oder der ein oder andere gerät ins Rutschen. Das ist normal und kein Grund zur Sorge. Manchmal gibt es auch Passagen, in denen man der erste ist, der einen neuen Weg anlegen muss. In solchen Fällen müssen beispielsweise Steine aus dem Weg geräumt oder Brücken gebaut werden. Das gilt insbesondere für neue oder veränderte Prozesse.
Damit all das oben geschilderte auch gelingt, müssen alle an einem Strang ziehen. Deshalb gehen wir nicht nur von außen an die Problemstellung heran, sondern involvieren von Beginn an diejenigen, die mit den Prozessen tagtäglich arbeiten müssen. Denn nichts ist schlimmer als ein Prozess, der von Theoretikern am Schreibtisch entworfen und später von den Mitarbeitern nicht gelebt wird, weil er schlicht und einfach nicht zur jeweiligen Organisation passt.
Unsere Vorgehensweise
Der erste Schritt ist die Besprechung Ihrer Problemstellungen und Ziele. Anschließend lernen wir Ihr Unternehmen bei einer ausgiebigen Führung kennen. Dabei lernen wir auch einen Teil Ihrer Mitarbeiter kennen. Anschließend erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen einen Plan, auf welchem Weg wir Ihre Zielsetzung bestmöglich erreichen. Dabei legen wir Schwerpunkte fest und klammern möglicherweise auch einzelne Aspekte aus. Außerdem werden nach Möglichkeit Kennzahlen definiert, anhand derer unser Vorgehen und am Ende auch das Resultat bewertbar wird.
Liegt der Plan mit Schwerpunkten, Zielen und Kennzahlen vor, arbeiten wir ein detailliertes Vorgehen aus. Sie haben dann vier Möglichkeiten zum weiteren Vorgehen:
- Wir führen die Arbeiten federführend aus.
- Wir begleiten Sie als Sparringspartner und beraten Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Durchführung, Sie führen die Arbeiten aber federführend mit Ihren Mitarbeitern aus.
- Wir stehen Ihnen im Hintergrund als Ansprechpartner zur Verfügung und coachen Sie während des Projektes.
- Wir ziehen uns vollständig zurück und Sie arbeiten eigenständig mit Ihren Mitarbeitern den erstellten Plan ab.
Selbstverständlich gehen wir alle vier Möglichkeiten mit Ihnen durch und bepreisen auch die ersten drei Varianten. Außerdem können wir die ersten beiden Möglichkeiten auch kombinieren und während des Projektverlaufes den Arbeitsmodus wechseln. Erfahrungsgemäß ist es besonders erfolgreich, wenn wir zu Beginn die Arbeiten in einem Teilbereich federführend ausführen und Sie in den anderen Bereichen beratend begleiten. Im Idealfall stehen wir am Ende nur noch als Ansprechpartner bei auftretenden Fragestellungen zur Verfügung und Sie entwickeln Ihre Prozesslandschaft eigenständig weiter. Allerdings empfehlen wir zumindest bei der erstmaligen Aufnahme des Ist-Zustandes die Begleitung durch einen externen Berater.
Sicherlich werden jetzt einige kritische Stimmen fragen, warum wir möchten, dass Sie uns gar nicht brauchen. Die Antwort ist ganz einfach: Wir vertreten die Philosophie, den Wert Ihre Unternehmens zu steigern. Das gelingt nur, wenn wir Ihr Unternehmen verbessern. Dazu gehört es, dass Ihr Unternehmen zu einer selbstlernenden Organisation wird. Wir beraten Sie daher nicht nur, sondern sorgen normalerweise auch dafür, dass zusätzliches Know-how in Ihrem Unternehmen verbleibt.
Bevor wir zu den wichtigen Fragen nach dem Zeitrahmen und entstehenden Kosten kommen, möchten wir nochmal auf die prinzipiellen Elemente des erarbeiteten Planes eingehen. In jedem Fall sieht der Plan vor, dass zunächst die tatsächlichen Ist-Zustände erfasst werden, um eine belastbare Ausgangsposition zu haben. Darauf aufbauend wird analysiert, welche Probleme auftreten, an welchen Stellen Verbesserungspotenziale vorliegen und wo man neue Prozesse definieren sollte. Im nächsten Schritt werden dann die Verbesserungen entwickelt. Anschließend erfolgt die Einführung (Implementierung), die mit einer direkt anschließenden Validierung sowie ggf. nötigen Optimierungen endet.
Zeitrahmen, Kosten und Nutzen
Die drei relevanten Fragen bei der Prozessberatung lauten immer:
„Was bringt es?“,
„Was kostet es?“
und
„Wie lange dauert es?“
Diese drei Fragen lassen sich leider nicht pauschal beantworten, sondern hängen von den unterschiedlichen Rahmenbedingungen sowie der jeweiligen Ausgangssituation ab. Dennoch möchten wie die drei Fragen versuchen zu beantworten.
Was bringt es?
Das ist ganz einfach. Jede Minute, die ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen nicht produktiv arbeitet, weil er etwas such, etwas nachschlagen muss, Daten übertragen oder Informationen einholen muss, unnötige Wege zurücklegt oder eine immer wiederkehrende Tätigkeit unnötigerweise manuell ausführen muss, kostet Ihr Unternehmen Geld. Jeder Tag, den ein potenzieller Kunde auf ein Angebot warten muss, kostet Ihr Unternehmen Aufträge. Jedes Mal, wenn ein Kunde etwas falsches geliefert oder ausgeführt bekommt, er zu lange Warten muss oder ihm Informationen fehlen, kostet es Ihr Unternehmen Folgeaufträge.
Überlegen Sie einfach, wie oft in Ihrem Unternehmen nach Material, Werkzeug oder Informationen gesucht wird. Wie oft müssen unnötige Wege zurückgelegt werden? Wie oft „nerven“ Kunden, weil etwas unklar oder nicht wunschgemäß ist? Und wie oft kommen Fehler vor, die dann behoben werden müssen? Wie häufig müssen Mitarbeiter Rückfragen stellen, um ihre Arbeit machen zu können? Die dadurch entstehenden Kosten können durch bessere Prozesse reduziert werden. Und genau das „bringt“ unsere Prozessberatung.
Was kostet es?
Die Kosten setzen sich aus zwei Beträgen zusammen. Der erste Beitrag ist für die Aufnahme Ihrer Ziele, das Kennenlernen Ihres Unternehmens und die Ausarbeitung des detaillierten Planes. Diese ersten Schritte berechnen wir pauschal in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße. Kleine Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern zahlen dafür 2.500 € (netto), Unternehmen mit mehr als 10 und weniger als 100 Mitarbeitern zahlen 5.000 € (netto) und Unternehmen mit mehr als 100 und weniger als 200 Mitarbeitern liegen bei 7.500 €. Bei Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern erstellen wir gerne ein individuelles Angebot.
Der zweite Betrag setzt sich aus den Tages- und Stundensätzen zusammen, die für die Begleitung oder Bearbeitung des erstellten Umsetzungsplans entstehen. Bei Umfangreichen Projekten bieten wir auch gerne Pauschalangebote an.
Wie lange dauert es?
Die Dauer eines Prozessberatungsprojektes richtet sich danach, wie umfangreich sich der Beratungseinsatz gestaltet. Grundsätzlich muss vor allem für die Erfassung des Ist-Zustandes viel Zeit eingeplant werden. Während man bei kleineren Funktionseinheiten oftmals nur wenige Stunden zur Erfassung benötigt, braucht es für größere und komplexe Einheiten wie z.B. die Produktion oder die Arbeitsvorbereitung oft mehrere Wochen. Grundsätzlich sind Industrieunternehmen komplexer strukturiert als ein Handwerksbetrieb. Der von uns mit Ihnen erstellte Umsetzungsplan gibt hierüber Auskunft.
Die Analyse und Entwicklung von Maßnahmen erfolgt dann im Regelfall recht zügig und stellt erfahrungsgemäß den kleinsten Zeitanteil dar. Die Optimierung oder Einführung und Validierung von Prozessen und Maßnahmen stellt typischerweise den größten Zeitanteil dar.
Gehen Sie davon aus, dass Sie in der Regel mindestens ein Jahr Zeit einplanen müssen, bis Sie von einer Prozessberatung profitieren. Natürlich heißt das nicht, dass Sie automatisch ein Jahr lang einen Prozessberater in Vollzeit bezahlen müssen.
Wenn auch Sie in Ihrem Unternehmen mit besseren Prozessen besser arbeiten möchten, um damit bessere Ergebnisse zu erzielen, fordern Sie hier noch heute weitere Informationen an oder melden Sie sich einfach per E-Mail unter info@valueversitas.com oder telefonisch unter der Rufnummer +49 (0) 6196 2048501 bei uns.
